CONVOCATORIA PARA OCUPAR EL PUESTO DE ASISTENTE DE LA SECRETARIA DE POSGRADO
Fecha de publicación: 02/04/2025
Fecha de cierre: 11/04/2025
Se invita a participar en la Convocatoria para ocupar el puesto correspondiente a Asistente de la Secretaría de Posgrado.
La/el candidata/o deberá mostrar perfil compatible y congruente con lo descrito en el presente documento.
Salario
La información referente al salario será proporcionada previa solicitud. Los interesados deberán dirigirse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos al correo electrónico
Título del Puesto
Asistente de la Secretaría de Posgrado.
Nivel 012
Objetivo general del puesto.
Apoyar en asistencia al Secretario de Posgrado en las funciones administrativas y en la coordinación de eventos académicos con los estudiantes y personal académico internos y externos al INECOL, en tanto a las actividades del área.
Responsabilidades
- Revisar, registrar y turnar la correspondencia recibida y emitida por el Secretario de Posgrado, garantizando un flujo eficiente de información.
- Abrir expedientes digitales y archivar los documentos propios de la operación diaria inherentes al Secretario de Posgrado, de acuerdo con los lineamientos establecidos para su resguardo y localización.
- Gestionar trámites administrativos y recursos para los gastos de las actividades propias del Secretario de Posgrado, para adquisiciones de materiales y pagos de servicios y para realizar las comprobaciones correspondientes en las áreas administrativas.
- Consultar el Sistema de Control Escolar de Posgrado para seguimiento del estado de avance de los estudiantes de acuerdo con las solicitudes del Secretario de Posgrado y las instancias internas o externas que lo requieran.
- Preparar las carpetas digitales de los apoyos de movilidad y las reuniones del Comité Académico de Posgrado (CAP) para las auditorías del OIC (Órgano Interno de Control).
- Dar seguimiento a la agenda digital compartida con el Secretario del Posgrado para garantizar la planificación efectiva de la agenda de citas con estudiantes, autoridades académicas y visitantes externos.
- Dar asistencia administrativa al Secretario de Posgrado en trámites académicos de los estudiantes, tales como cambio de título de tesis, revalidación de cursos, solicitudes de prórrogas, visto bueno de condonación de pagos por inscripción, firmas en los documentos de grado académico, etc.
- Realizar la búsqueda y captura de datos o información, corrección y formato de textos y diseño de presentaciones;
- Fungir como enlace entre el Secretario de Posgrado y personal de los puestos que integran la Secretaría, para la canalización de asuntos, trámites, autorizaciones, firmas autógrafas o digitales y sellos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
- Apoyar al Secretario de Posgrado con la información y orientación solicitada por estudiantes y académicos docentes del posgrado y canalizar los asuntos al personal de los puestos que integran la Secretaría,
- Difundir por correo electrónico a los estudiantes las convocatorias externas de universidades y centros de investigación y las convocatorias de movilidad.
- Integrar los expedientes de los estudiantes que participan en cursos, congresos, y estancias de investigación en las convocatorias de apoyos económicos de movilidad para ser presentados ante el CAP para su aprobación.
- Informar a los estudiantes y profesores solicitantes de movilidad, vía correo electrónico, los resultados de los casos aprobados y los montos asignados por el CAP, dando aviso a la Dirección de Administración y a los Departamentos de Contabilidad y Adquisiciones.
- Orientar a los estudiantes en la gestión de trámites administrativos de apoyos económicos aprobados, como pagos de inscripciones a congresos, reuniones o cursos y viáticos, para llevar al cabo estancias nacionales y en el extranjero, según las resoluciones del CAP e indicaciones del Secretario de Posgrado.
- Preparar y gestionar las reuniones ordinarias y extraordinarias del CAP, asegurando el cumplimiento de la normativa interna y seguimiento a las indicaciones del Secretario de Posgrado. (invitaciones , aula, videoconferencia, servicio de café y bocadillos).
- Generar el orden del día de los asuntos académicos a presentar para análisis y aprobación de los miembros del CAP, incluyendo los asuntos presentados por parte del Asistente de Cursos que requieren análisis y resolución detallada sobre propuestas de cursos e integración de profesores y estudiantes externos.
- Participar como oyente en las sesiones del CAP para registro de los acuerdos y notas que se incluirán en el acta final. Elaborar oficios y documentación en general emitida por el Secretario con base en las resoluciones, incluyendo los asuntos extraordinarios de los cursos, asegurando la comunicación formal de las decisiones.
- Apoyar en el proceso de nombramiento de jurado en la presentación de trabajos de grado y propuesta a los miembros del CAP, recabando las firmas de aprobación, para notificar a los estudiantes y miembros del jurado. Concluir el proceso al entregar a Servicios escolares la documentación de soporte de aprobación (votos, oficio y notificación de firma electrónica con la que los estudiantes obtienen la aprobación para examen de grado).
- Actualizar la bitácora de los asuntos del posgrado en formato de hoja de cálculo, indicando lo realizado para cada caso y mantener el registro de las acciones realizadas hasta la conclusión de las mismas, para no perder su atención y seguimiento.
- Coordinar la logística de eventos y reuniones realizadas a través de la Secretaría de Posgrado, como las Jornadas Académicas Estudiantiles, Coloquio Estudiantil y demás que se convoquen, así como generar listas de asistencia de los participantes, obteniendo la información estadística necesaria para el informe a presentar en el Órgano de Gobierno.
- Apoyar al comité organizador de los Coloquios Estudiantiles en las gestiones administrativas para el ejercicio del presupuesto aprobado por el CAP.
- Participar en la logística de seminarios de posgrado, con la reservación de salas, video conferencias, listas de asistencia e invitaciones a la comunidad académica, y en los seminarios institucionales para emitir lista de asistencias y registro de participación de actividades que se reportarán en los indicadores al Órgano de Gobierno.
- Mantener comunicación con la Coordinación de Mejora Continua y Seguridad, en cuanto a la disposición de dormitorios de estancias y aulas en el Campus III y con el Asistente Operativo de posgrado para la disponibilidad de las aulas, así como para proporcionar el servicio de café y bocadillos, en el caso de requerirse.
- Servir de enlace entre el Departamento de Adquisiciones y el Asistente Operativo de Posgrado para la compra de insumos de los eventos que emanen de la Secretaría de Posgrado.
- Apoyar en la logística de los proyectos del posgrado que se llevan a cabo en el INECOL.
- Apoyar en la coordinación de actividades del Secretario de Posgrado con el Director General del INECOL en asuntos a atender ante la Dirección General de Profesiones, la Secretaría de Ciencia, Humanidades, Tecnología e Innovación (SECIHTI), el Instituto Nacional de Migración, la Secretaría de Educación Pública (SEP) y otras instancias gubernamentales.
- Apoyar en el intercambio de información requerida entre el Secretario de Posgrado y la Coordinación de Servicios Escolares para la generación de informes y ejecución de trámites ante la Dirección General de Profesiones, la SECIHTI, el Instituto Nacional de Migración, la SEP y otras instancias gubernamentales.
- Entregar a la Subdirección de Desarrollo Institucional los informes referentes a los indicadores de productividad, de conformidad con el registro de normas internas y apoyándose en a la Coordinación de Servicios Escolares,
- Informar de manera trimestral al Responsable de Archivo de Trámite los expedientes aperturados en función de sus atribuciones para que este lo reporte al área Coordinadora de Archivos.
- Realizar todas aquellas actividades de naturaleza análoga a las funciones anteriormente descritas; o bien, que con el transcurso del tiempo se deriven con motivo de su actualización en el desarrollo del desempeño del puesto.
Requisitos
- Nivel Académico Mínimo: Licenciatura.
- Área general y carrera genérica requeridas para la ocupación del puesto: Licenciatura en el área económico-administrativa, educación o a fines.
- Experiencia laboral: mínima de dos años en áreas de administración, educación o afines.
- Buenas habilidades interpersonales, de manejo de conflictos y de trabajo en equipo, capacidades para realizar distintas tareas simultáneamente, facilidad de comunicación y desempeño ético.
Envío de solicitudes
Las/os candidatas/os interesadas/os deberán enviar su Curriculum Vitae actualizado en formato libre, al Departamento de Recursos Humanos a la dirección de correo electrónico
Etapas del proceso
- Entrevista con el Comité de Selección
- Evaluación de Conocimientos Técnicos
- Evaluación de Competencias y Habilidades
En igualdad de condiciones se contratará a la/el candidata/o que demuestre mayor inteligencia emocional.
Para la atención de cualquier duda deberá comunicarse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos.
